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Según el estudio publicado por IBTM Events y Davies Tanner, los convention bureaux esperan recuperar el marketing cara a cara y la participación en ferias profesionales este año.El marketing y promoción de destinos es crucial para la recuperación del sector de los eventos y convenciones, así como de la economía en general, según concluye el estudio Global Destinations Marketing & Communications publicado por la agencia británica Davies Tanner en asociación con IBTM Events. El informe recoge las opiniones de 224 convention bureaux y agencias especializadas en mercadeo y comunicación de todo el mundo.El 89% de los destinos participantes en el estudio han permanecido activos durante la pandemia, manteniendo una comunicación regular con sus públicos clave, sobre todo de forma digital. No obstante, el informe constata el deseo de retomar el marketing cara a cara este año, así como la importancia de la participación en ferias profesionales.El principal canal utilizado para la comunicación son las redes sociales (en el 92% de los casos durante la pandemia, incrementándose al 93% en la previsión de su uso en la recuperación). El 68% de los destinos invertirá también en campañas de comunicación para reforzar la confianza del público. El 28% de los encuestados espera incrementar su inversión en marketing del destino para estimular la demanda.

La sostenibilidad es un elemento cada vez más importante en la planificación y desarrollo de reuniones y eventos internacionales.La mayor conciencia global que existe hoy sobre los impactos sociales y medioambientales que genera el turismo, ha hecho que los asistentes a reuniones demanden eventos cada más verdes y sostenibles.La sostenibilidad como factor de decisiónA la hora de planificar una reunión o evento sostenible, muchos organizadores (sobre todo de Norteamérica y Europa) empiezan a tener en cuenta el posicionamiento del destino en torno a la sostenibilidad, analizado su política medioambiental y su compromiso con la conservación de recursos naturales.Algunos de ellos priman destinos cercanos y bien conectados que permitan reducir la huella de carbono de la reunión.También es importante elegir sedes de reuniones y hoteles que tengan opciones de transporte público e instalaciones adaptadas a personas con limitaciones de movimiento o alguna discapacidad.Y por último, hay que primar la contratación de proveedores (aerolíneas, sedes, hoteles o agencias receptivas) que tengan un sólida política medioambiental, cuiden la gestión de residuos y el reciclaje, tengan planes de eficiencia energética o desarrollen acciones de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) en la comunidad local donde se desarrolla el evento.Herramientas prácticas para desarrollar reuniones y eventos más sosteniblesPlanifica un evento sin papelUno de los recursos que se usa de forma intensiva en las reuniones es el papel. Los organizadores tienen que reducir drásticamente su consumo y para ello, la tecnología es un factor clave. A continuación os damos algunas recomendaciones:Transmitir toda la documentación posible de forma electrónica.Solicitar a los asistentes que consulten dicha información en la pantalla y no la impriman.Usar pantallas para informar sobre el programa en diferentes áreas comunes del evento (usando elementos de bajo consumo eléctrico).Evitar o limitar el uso de marcadores tóxicos (que hacen difícil reciclar el papel) y gestionar bien el reciclaje de cualquier material contaminante utilizado.Usar papel reciclable (hay certificados internacionales como FSC o PEFC que lo avalan) e imprimir el papel por ambas caras.Imprimir en blanco y negro cuando sea posible (el uso de colores hace el reciclaje más difícil).No imprimir un número de copias superior al número de participantes.Usar eficientemente recursos escasosLas reuniones tienen que minimizar el consumo de recursos escasos como la energía o el agua. Para ello se recomienda:Elegir hoteles y sedes de reuniones que tengan política de eficiencia energéticaPrimar salas de reuniones que tengan luz naturalApagar luces y aparatos electrónicos cuando se sale de la reuniónBuscar proveedores que utilicen energías renovablesUsar jarras de agua en vez de botellas de plásticoElegir una temperatura adecuada para la sala que no suponga un consumo energético excesivoConcienciar a los asistentes a la reunión sobre cómo hacer un uso responsable de agua y luz durante su estanciaAlimentaciónOtro de los elementos con más impacto medioambiental de una reunión es la alimentación y el origen de los productos que utilizamos. Estas son algunas recomendaciones para reducir su impacto:Comprar productos de gran consumo (como azúcar, sal, aceite…) en grandes cantidades y en contenedores reciclables.Calcular bien las cantidades para evitar desperdicios. Hay que solicitar confirmación de asistencia a cenas de gala para ajustar las cantidades.Usar materiales y utensilios reutilizables tanto para comidas, como para coffee breaks y cocktails (evitando cubertería y platos de plástico o papel).Usar servilletas reutilizables (servilletas de tela que se puedan lavar).Usar alimentos de temporada, cultivados orgánicamente y producidos localmente (lo que generará menos huella de carbono al no tener que transportarlos).Usar productos importados que estén basados en iniciativas de comercio justo.Ofrecer menús saludables, opciones para vegetarianos y veganos, alternativas a necesidades especiales (como halal o kosher), y tomando en cuenta las alergias e intolerancias alimenticias.Elegir empresas de catering que tengan una política social y medioambiental.Desarrollar campañas de donación de restos de comida (no perecederos) a organizaciones sin ánimo de lucro locales (si la legislación local lo permite y es seguro alimentariamente).TransporteEl transporte es el componente de los viajes que más impacto medioambiental genera. Supone más del 40% de todas las emisiones generadas por el sector turístico. Estas son algunas recomendaciones para reducir el impacto medioambiental del transporte en las reuniones:Elegir destinos que tengan buena conectividad para evitar excesivas escalas aéreas que generan un mayor consumo de combustible y emisiones CO2Elegir líneas aéreas que tengan política medioambiental de reducción de emisiones y uso de combustibles menos contaminantesPromover e incentivar el uso de medios de transporte sostenible por parte de los asistentes a la reunión (transporte público, a pie, en bici, compartir taxi…)Priorizar transporte colectivo de los asistentes sobre traslados individualesOptar por medios de transporte ecológicos, eléctricos o con bajo impacto medioambiental (como los híbridos)Ofrecer a los asistentes información detallada sobre las diferentes opciones de transporte para llegar a la sede y datos de alquiler de bicis y servicios similaresHabilitar un parking para bicis cerca de la entrada del recinto (para incentivar su uso) RegalosEs importante que los regalos que se entreguen a los asistentes al evento, reflejen la autenticidad del destino que se visita.Para ello se recomienda usar productos manufacturados localmente que reflejen la identidad cultural del territorio. Y si es posible comprárselo a pequeños artesanos y productores locales.También es importante usar el menor papel y otros materiales para empaquetar y decorar los regalos.Herramientas de comunicaciónTan importante como desarrollar acciones para limitar los impactos negativos de la reunión, lo es el comunicar a los asistentes esos esfuerzos que se están desarrollando para lograr un evento más sostenible.Por ello es fundamentar informar a los participantes sobre las medidas que se están tomando durante el evento para minimizar su impacto medioambiental y ser más sostenibles.Y por otro lado, es básico ofrecer a los asistentes recomendaciones sobre cómo minimizar su impacto medioambiental durante el evento.Actividades de responsabilidad social corporativa que se pueden ofrecer a organizadoresÚltimamente el término sostenible no hace solo referencia a la necesidad de limitar los impactos negativos que una reunión genera en el destino donde se desarrolla. Ahora también se busca generar un impacto positivo en la comunidad local.En una reciente encuesta desarrollada por la American Society of Association Executives, el 39% de los organizadores de reuniones y congresos asociativos, declaran haber desarrollado al menos un servicio comunitario o acción de responsabilidad social corporativa en el destino donde han desarrollado su último evento. Otro 15% declaró que tienen pensando desarrollar este tipo de iniciativas el próximo año.Hay que señalar que el desarrollo este tipo de acciones en un evento, tiene ciertos beneficios, tanto para el destino, como para los organizadores y asistentes:Genera un impacto positivo en la comunidad local donde se desarrolla el eventoMejora la imagen del organizador de la reuniónGenera experiencias relevantes y significativas para los asistentes de reuniones, que pueden ofrecerles oportunidades de desarrollo personalPermite a los asistentes una mejor conexión con el destino donde se desarrolla el evento y su comunidadGenera visibilidad mediática hacia el eventoPara aprovecharse de esta tendencia y generar un impacto positivo de las reuniones en la comunidad, los destinos tienen que ofrecer a los organizadores de reuniones propuestas de actividades “llave en mano”, con experiencias bien organizadas, que generen un impacto positivo en el destino y una sensación de desarrollo personal en los participantes.A continuación señalamos algunas ideas sobre actividades de Responsabilidad Social Corporativa que se pueden desarrollar en una reunión:Materiales y regalos para niños – Una actividad muy sencilla consiste en que los asistentes a las reuniones tengan una sesión para organizar bolsas con materiales escolares, pequeños regalos y golosinas, que luego serán distribuidas en colegios y hospitales infantiles de la región.Limpieza de playas o parques – se puede plantear una visita a una playa local para organizar batidas, que limpien la zona de plásticos y otros productos contaminantes para el océano.Plantar árboles – se puede organizar con alguna asociación ecologista y las autoridades locales una campaña para que los asistentes a la reunión planten árboles y ayuden a reforestar una zona de bosque.Donación de productos – los organizadores pueden donar a la comunidad local ciertos productos que ellos usan para la decoración de los eventos y que se pueden reutilizar para su uso en escuelas, a través de programas de arte.Apoyo a iniciativas locales – Hay que informar a los organizadores sobre iniciativas que ya están en marcha como Bancos de Alimentos o proyectos con población en riesgo de pobreza o exclusión social.Recogida de Fondos – También se pueden organizar colectas entre los asistentes al evento (durante la celebración del mismo) para ayudar a financiar escuelas, programas de desarrollo local o campañas de conservación de recursos naturales.Fuente Texto e Imagenes: Spain Convention BureauSobre SCB:El Spain Convention Bureau presta a sus asociados, servicios relacionados con la organización de jornadas formativas, la coordinación de estudios de mercado, la realización de presentaciones y workshops en los mercados de mayor interés, la participación en las ferias internacionales más importantes del turismo de negocios, la coordinación de presentaciones o fam trips en los destinos, la puesta a disposición de los asociados de todas las herramientas de promoción online y la cooperación en campañas publicitarias específicas.

Los turistas de reuniones están conectados en todo momento y quieren interactuar de forma directa con su entorno y con el evento al que asisten.Las nuevas generaciones no quieren eventos estándar. Están cansados del modelo tradicional. Demandan:Tener experiencias con valor añadidoSer parte de la generación del contenidoTener más posibilidades de interacción y comunicaciónPoder personalizar su experienciaTener más opciones de networkingUna de las mayores tendencias en el turismo es la búsqueda de experiencias.Como en el segmento vacacional, las experiencias singulares y únicas son cada vez más demandadas. Los turistas buscan experiencias que les generen valor, ya sean de aventura, aprendizaje, gastronómicas, de bienestar y salud o de relación con la comunidad local.Como consecuencia de estos cambios, los organizadores buscan cada vez más la creatividad y originalidad en la producción de los eventos.Los eventos abiertos al público general, tendrán que generar interés y expectación en los potenciales asistentes. Tienen que ser capaces de generar un canal de comunicación directo con los potenciales participantes antes, durante y después del evento, que permita seducirles y asegurar así una buena asistencia al evento.Dentro de esta estrategia, los organizadores de reuniones cada vez están planificando más actividades paralelas, directamente relacionadas con la cultura y la autenticidad del destino donde se desarrolla el evento.Los organizadores de eventos, los hoteles y las agencias receptivas deben ofrecer actividades interesantes por la zona, como pueden ser visitas a bodegas, actividades al aire libre, visitas guiadas a sitios históricos, tours de compras o visitas a recursos naturales impactantes. Los turistas quieren que la experiencia que les rodea sea significativa y les deje huella.Clases de artesanía o arte, experiencias gastronómicas o bailes locales son muy apreciados, por ser actividades que aportan un valor de pertenencia y que permiten a los turistas relacionarse con la cultura local.Los turistas de reuniones quieren aprovechar los tiempos libres en el programa de trabajo para conocer el destino, pero no quieren productos enlatados y homogéneos. Quieren tener margen de personalización.Estas actividades fuera de su agenda laboral, son una excelente oportunidad para despertar interés entre los asistentes a reuniones y lograr que vuelvan con turistas vacacionales con pareja, familia o amigos.Fuente texto e imagenes:SPAIN CONVENTION BUREAUC/ Nuncio, 8 - 28005 MadridTel: 913643700 - 913655482

Del 08 al 10 de agosto, en la ciudad de Zacatecas, se realizará el XXV Congreso Nacional de Turismo de Reuniones.México genera alrededor de 197,000 reuniones al año, con 23.1 millones de participantes y 24.3 millones de habitaciones-noche.Del 2016 a la fecha, Zacatecas ha generado una derrama económica de más de 230 MDP a través de la industria de reuniones. Recientemente, en el Hotel Marriot Reforma de la Ciudad de México, se llevó a cabo la rueda de prensa del XXV Congreso Nacional de Turismo de Reuniones (CNTR). Como parte de las actividades y compromiso del estado de Zacatecas con el desarrollo del turismo, llega este congreso a dicha ciudad, que se llevará a cabo del 08 al 10 de agosto, con el Palacio de Convenciones de Zacatecas como sede. Este evento es organizado por el Consejo Mexicano de la Industria de Reuniones (COMIR), y participan los principales actores de la industria de reuniones a nivel nacional. Se espera la asistencia de entre 600 a 800 personas de todo el país.Zacatecas, ubicado en el centro de la República Mexicana, ofrece la posibilidad de llegar vía terrestre o aérea, conectando con la Ciudad de México al Aeropuerto Internacional de Zacatecas, o bien, con los aeropuertos de Aguascalientes y San Luis Potosí.En cuanto a hospedaje, para los asistentes al CNTR, se ofrecerán tarifas especiales en más de 13 hoteles, tanto del clúster del Centro Histórico como del Palacio de Convenciones, además de transportación especial durante el Congreso.Asimismo, Zacatecas ofrecerá a los participantes la posibilidad de descubrir por qué se ha posicionado como uno de los destinos ideales en el país para congresos y convenciones de pequeña y mediana escala; mostrando productos turísticos especializados para el turismo de reuniones, su riqueza cultural, atractivos y actividades para los visitantes.Como parte del Programa del CNTR, el Consejo de Promoción Turística de México (CPTM), en coordinación con la Professional Convention Management Association (PCMA), llevará a cabo el Consejo Asesor de Clientes en el que los consejeros internacionales invitados mantendrán reuniones con destinos, recintos y organizadores profesionales de congresos y convenciones nacionales, que permitirán mantener un diálogo y compartir conocimiento y experiencias en el ámbito global de la industria de reuniones.Los participantes al evento tienen un perfil directivo o de nivel gerencial con poder para la toma de decisiones, con procedencia de todos los estados del país y de distintos giros como: Oficinas de convenciones y visitantes u organismos similares, asociaciones de turismo de reuniones, empresarios, oficinas de turismo de los estados y municipios, hoteles con servicios para eventos, recintos para eventos, PCOs, destination management companies (DMC’s), meeting planners corporativos, empresas de proveeduría para eventos, prestadores de servicios turísticos del destino sede, medios de comunicación especializados, entre otros.Fuente: lmmexico.com

EL TURISMO DE REUNIONES EN CONSTANTE EVOLUCIÓN.Al igual que en el segmento de turismo vacacional o leisure, el turismo de reuniones, también conocido globalmente como sector MICE (que significa por sus siglas en inglés Meetings, Incentives, Conventions and Events), se ha vuelto un sector muy dinámico, cambiante y cada vez más competitivo y exigente.Los cambios disruptivos han venido causados principalmente por la tecnología, por las nuevas necesidades de los asistentes a las reuniones (que quieren eventos más participativos, digitales y sostenibles) y por la necesidad de los organizadores de reuniones de desarrollar eventos cada vez más efectivos, que alcancen los objetivos establecidos y maximicen la satisfacción de los asistentes.La evolución del sector ha provocado un cambio en el rol y el funcionamiento de la mayoría de las empresas y los profesionales involucrados en el turismo de reuniones. Los destinos (a través de su DMO, Convention Bureau o departamento especializado) también tienen que adaptarse a estas nuevas realidades.Para que un Convention Bureau sea exitoso en la coyuntura actual, es fundamental conocer bien las necesidades y los objetivos de los organizadores de reuniones (ya sean asociaciones, grandes empresas o agencias especializadas en la organizaciones de reuniones y eventos). Hay que adaptar el marketing y nuestro servicio, a sus necesidades específicas.En los últimos años, el segmento de reuniones y eventos (MICE) se ha globalizado y ha tenido un gran crecimiento, incrementándose la oferta de destinos y de sedes de reuniones (cada vez más modernas, espectaculares y polivalentes). Este aumento de la competencia, obliga a los destinos de reuniones a lograr un mejor posicionamiento internacional, en torno a sus elementos más singulares y los valores añadidos, que ayuden a diferenciarle de sus competidores.Durante años, muchos Convention Bureaux han tenido un rol y una actividad excesivamente pasivos, centrados simplemente en brindar apoyo logístico e institucional, a entidades y asociaciones que les contactaban con la intención de desarrollar un congreso o reunión en la ciudad. Normalmente eran las propias asociaciones internacionales (a través de un médico o científico local) o bien el OPC, los que se dirigían al Convention Bureau, para solicitar su colaboración. Era una función muy poco proactiva.Viendo el potencial de este segmento y el impacto económico que genera para las ciudades, muchos Convention Bureaux se han ido profesionalizando, incrementando presupuestos, recursos humanos y actividad promocional, para captar grandes reuniones y eventos internacionales.No obstante, hoy hay aún muchos destinos que no tienen una estrategia de posicionamiento bien definida para este segmento turístico, ni tampoco han concretado una clara propuesta única de valor.Los recientes cambios que han transformado el sector, han hecho que las funciones que debe desarrollar un Convention Bureau hayan cambiado, teniendo que superar su rol como simple entidad de promoción del destino y de apoyo a la organización de congresos. El Convention Bureau se tiene que establecer como una herramienta básica para impulsar el desarrollo económico local e incentivar el empoderamiento (empowerment) de la comunidad científica, médica, empresarial y social del destino.Tendencias en estructura y funcionamiento1.- Cambios en el rol del Convention BureauEl Convention Bureau tiene que dejar de ser una simple entidad de promoción, para volverse un centro de inteligencia profesional sobre el destino y una entidad más comercial, jugando un papel importante en el desarrollo de la marca del destino y en el desarrollo económico y social de la comunidad local.El Convention Bureau también tiene que convertirse en una herramienta clave en el posicionamiento internacional de un destino. No sólo como destino turístico, sino también como destino de inversiones, de atracción de talento y de relaciones comerciales.2.- Líder del sector localEl Convention Bureau tiene que ser el líder que aglutine y coordine a toda la oferta MICE del destino. Tiene que facilitar el encuentro entre la oferta y la demanda y crear una seña de identidad que genere apego y orgullo entre el sector turístico local. Tiene que unificar a todo el sector en torno a una visión estratégica del destino como sede de reuniones y eventos internacionales.Por otra parte, tiene que dotar al sector local, de herramientas tecnológicas y de canales de comunicación eficaces, que les faciliten el acceso a los mercados internacionales y que les ayuden a captar más reuniones.Por último, el destino tiene que incentivar la generación de conocimiento y de negocio entre las empresas asociadas. El Convention Bureau tiene que ofrecer al sector turístico local formación continua y generar espacios de networking (offline y online), que fomenten la generación de sinergias y oportunidades comerciales entre ellos. Esto generará un mayor sentido de pertenencia a la comunidad del Convention Bureau, que debe ser considerada útil y beneficiosa. 3.- Más selectivosLos Convention Bureaux son hoy mucho más selectivos a la hora de definir qué candidaturas apoyan para captar congresos internacionales. Se acabó la época de intentar captar todo. Hay que planificar con cuidado la estrategia y definir bien los congresos y reuniones que consideramos estratégicos para la ciudad.Podemos considerar una reunión estratégica por varias razones:El número de asistentes y el impacto económico que genera en el destino.El beneficio que puede aportar a los profesionales de sectores de actividad locales.La relevancia de la temática que se va a discutir y la repercusión mediática que puede tener.La reputación del organizador.El perfil de los asistentes.AUTOR: Aprende de Turismo surge fruto de una inquietud personal y de una necesidad vital por aportar un valor añadido a la sociedad.El turismo ha sido mi pasión y mi profesión desde hace muchos años. Después de 14 años en puestos directivos del sector turístico internacional, he decidido que la mejor forma de aportar ese valor añadido, era poner en común toda mi experiencia y conocimientos en el sector.https://www.aprendedeturismo.org